1. A Consulente, que exerce a atividade principal de comércio varejista de materiais de construção não especificados anteriormente (CNAE 47.44-0/05), apresenta sucinto questionamento acerca do prazo de guarda dos arquivos físicos e digitais referentes às Notas Fiscais modelo 55, bem como se pode descartar os arquivos físicos após transcorridos 5 anos.

2. Inicialmente, cabe esclarecer que a análise desta resposta abrangerá os procedimentos de guarda do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para os contribuintes credenciados a emitir NF-e nas condições de operação normal do sistema, ou seja, não será analisada a situação de operação do sistema em contingência.

3. Preliminarmente, cumpre informar que a legislação do Estado de São Paulo que trata da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a Portaria CAT 162/2008.

3.1. Nesse sentido, o § único do artigo 1º da referida portaria CAT, dispõe que a NF-e é “o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto”.

3.2 Por sua vez, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que permite a visualização, no papel, das informações da NF-e, cujas características gerais estão dispostas nos artigos de 14 a 16 da Portaria CAT 162/2008, apresentando a finalidade de “acompanhar a mercadoria no seu transporte”.

4. Dentro das condições expostas, a NF-e, cuja natureza e existência são apenas digitais, documenta as operações, prestações e demais eventos fiscais que envolvem o ICMS, enquanto que o DANFE, que é uma representação em papel da NF-e, deverá espelhar o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e, sendo vedada a impressão de informação que não conste no arquivo da NF-e.

5. Por sua vez, o artigo 33 da Portaria CAT 162/2008 contém a norma que dispõe sobre a guarda e a conservação das NF-e, cujo texto é reproduzido a seguir:

“Artigo 33 - O emitente e o destinatário da NF-e deverão:

I - conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado;

(...)” 

6. Dessa forma, a guarda e armazenamento referem-se ao arquivo que contém a NF-e no formato digital, cujo prazo de retenção deve ser observado pelo emitente e pelo destinatário da NF-e, estipulado no artigo 202 do RICMS/2000. A saber:

“Artigo 202 - Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º). (...)”.  

7. No entanto, reproduzimos, abaixo, o artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008: 

“Artigo 33-A - Relativamente à mercadoria que retornar por não ter sido entregue ao destinatário, o emitente da NF-e deverá guardar, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, o DANFE que serviu para acompanhar a mercadoria cujo verso deverá conter indicação do motivo da não entrega.”.         

8. Observa-se que esse artigo 33-A introduz uma regra especial para a mercadoria retornada por ter sido recusada pelo destinatário, em que o DANFE serve de suporte para indicação da ocorrência, dessa forma extrapolando a finalidade para a qual o DANFE foi concebido (representação da NF-e), nesta situação, ao receber a anotação do motivo da recusa, o DANFE assume expressamente a condição de documento fiscal, conforme a concepção do artigo 202 do RICMS/2000. 

9. Da situação descrita no item anterior, pode ser inferido que toda vez que o DANFE receber alguma anotação, constituindo base para fundamentar um evento que produza efeitos fiscais ou ainda do qual resulte algum lançamento contábil com implicações fiscais pretéritas ou futuras, a guarda e a conservação do respectivo DANFE deverá obedecer ao critério do artigo 202 do RICMS/2000. 

10. Com esses esclarecimentos, consideram-se dirimidas as dúvidas apresentadas na consulta.