1. A Consulente, que tem como atividade principal o “comércio atacadista de outros equipamentos e artigos de uso pessoal e doméstico não especificados anteriormente” (CNAE 46.49-4/99), relata que utiliza o “canhoto” impresso no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE devidamente assinado pelo recebedor/destinatário das mercadorias como prova da entrega das mercadorias enviadas.

2. Nesse contexto, solicita aos transportadores, responsáveis pelas entregas dessas mercadorias, o encaminhamento das vias físicas assinadas de cada um dos comprovantes de entrega (“canhoto” impresso no DANFE), como “prova cabal de prestação do serviço de transporte”. Após o recebimento, arquiva fisicamente tais comprovantes, em cadernos de controle, onde são colados para evitar possíveis extravios.

3. Embora necessário, entende que manter esse processo, dessa forma, demanda tempo e custos de armazenamento em estabelecimentos especializados na guarda dos documentos.

4. Assim, com base no artigo 3º, inciso X da Lei Federal 13.874/2019 (“Lei da liberdade econômica”), regulamentado pelo Decreto nº 10.278/2020, pretende alterar seus processos internos de guarda e arquivamento desses comprovantes de entrega, digitalizando-os:

“Art. 3º São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal:

(...)

X - arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público;”

5. Diante do exposto, indaga:

5.1. se pode passar a adotar de forma única e exclusiva o procedimento de guarda digital dos  canhotos dos DANFEs utilizados para comprovação da entrega da mercadoria a seus clientes/destinatários;

5.2. se existem procedimentos adicionais a serem adotados pela Consulente, além do contido na mencionada Lei Federal, quanto à forma/procedimento para arquivamento por meio digital.

6. Embora a Consulente afirme que utiliza o canhoto do DANFE como “prova cabal” da realização da prestação de serviço de transporte, convém esclarecer que nem a NF-e nem o DANFE são documentos hábeis para acobertar a prestação de serviço de transporte. 

7. Ademais, observa-se que a análise desta resposta abrangerá os procedimentos de guarda do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para os contribuintes credenciados a emitir NF-e nas condições de operação normal do sistema, ou seja, não será analisada a situação de operação do sistema em contingência.

8. Isso posto, cumpre informar que a legislação do Estado de São Paulo que trata da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a Portaria CAT 162/2008.

9.1. Nesse sentido, o parágrafo único do artigo 1º da referida portaria CAT, dispõe que a NF-e é “o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto”.

9.2 Por sua vez, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que permite a visualização, no papel, das informações da NF-e, cujas características gerais estão dispostas nos artigos de 14 a 16 da Portaria CAT 162/2008, apresentando a finalidade de “acompanhar a mercadoria no seu transporte”.

10. Dentro das condições expostas, a NF-e, cuja natureza e existência são apenas digitais, documenta as operações, prestações e demais eventos fiscais que envolvem o ICMS, enquanto o DANFE, que é uma representação em papel da NF-e, deverá espelhar o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e, sendo vedada a impressão de informação que não conste no arquivo da NF-e.

11. Por sua vez, o artigo 33 da Portaria CAT 162/2008 contém a norma que dispõe sobre a guarda e a conservação das NF-es, cujo texto é reproduzido a seguir:

“Artigo 33 - O emitente e o destinatário da NF-e deverão:

I - conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado;

(...)”

12. Dessa forma, a guarda e armazenamento referem-se ao arquivo que contém a NF-e no formato digital, cujo prazo de retenção deve ser observado pelo emitente e pelo destinatário da NF-e, estipulado no artigo 202 do RICMS/2000. A saber:

“Artigo 202 - Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).

(...)”.

13. Informa-se, ainda, que o DANFE é um documento fiscal, nos termos do artigo 124, inciso XXIII, do RICMS/2000, que pode ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos. Nesse sentido, desde que tenha os meios para reimprimir o DANFE sempre que solicitado pelo fisco, é facultado ao contribuinte armazená-lo como arquivo digital. No entanto, há situações em que esse documento serve de suporte para indicação de ocorrências, extrapolando, assim, a finalidade para a qual o mesmo foi concebido (representação da NF-e), conforme se verifica pelo disposto no artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008:

“Artigo 33-A-Relativamente à mercadoria que retornar por não ter sido entregue ao destinatário, o emitente da NF-e deverá guardar, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, o DANFE que serviu para acompanhar a mercadoria cujo verso deverá conter indicação do motivo da não entrega.”.

14. Dessa forma, pode ser inferido que toda vez que o DANFE receber alguma anotação, constituindo base para fundamentar um evento que produza efeitos fiscais ou ainda do qual resulte algum lançamento contábil com implicações fiscais pretéritas ou futuras, a guarda e a conservação do respectivo DANFE deverá obedecer ao critério do artigo 202 do RICMS/2000.

15. Entretanto, a respeito da situação específica apresentada pela Consulente, na qual utiliza o canhoto impresso no DANFE para fins comerciais apenas, ou seja, como comprovante da entrega da mercadoria, quando assinado pelo recebedor, este órgão consultivo entende que, nesse caso, pode ser facultando ao contribuinte o  armazenamento desses canhotos em arquivo digital.

16. Nesse contexto, tendo em vista que não há na legislação estadual procedimento específico para a digitalização desses documentos (canhotos), a Consulente poderá observar a disciplina prevista no artigo 3º, inciso X da Lei Federal 13.874/2019, regulamentado pelo Decreto 10.278/2020.

17. De qualquer forma, em todas as hipóteses, os critérios de conservação e arquivamento são de escolha do contribuinte, desde que tenha os documentos disponíveis sempre que solicitados pela Administração Tributária.

18. Com esses esclarecimentos, consideram-se dirimidas as dúvidas apresentadas na consulta.