1. A Consulente, sociedade empresária que tem como atividade principal a preparação de massa de concreto e argamassa para construção (CNAE 23.30-3/05), entre outras atividades secundárias, apresenta consulta em que questiona por quanto tempo devem permanecer arquivados na empresa: (i) as Notas Fiscais “de entrada” (compras) e de saídas (vendas); (ii) as Notas Fiscais de compra de ativo imobilizado; (iii) os livros fiscais (Registro de Entrada, Saída e Apuração do ICMS); e (iv) os canhotos das Notas Fiscais de compra e venda.

2. Por fim, pergunta ainda se, ao término do período de guarda dos documentos, deve fazer alguma anotação no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO) ou realizar algum procedimento junto ao Posto Fiscal.

3. Eis o que dispõem os artigos 202 e 230 do Regulamento do ICMS (RICMS/2000), sobre o prazo de guarda de livros e documentos fiscais:

“Artigo 202 - Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).

§ 1º - Aos documentos previstos neste artigo aplica-se o disposto no § 2º do artigo 232.

§ 2º - Em caso de dissolução de sociedade, serão observadas, quanto aos documentos relacionados com o imposto, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos documentos relativos aos negócios sociais.”

“Artigo 230 - Os livros fiscais serão conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data do seu encerramento, e quando contiverem escrituração relativa a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).

Parágrafo único - Em caso de dissolução de sociedade, observado o prazo fixado no "caput", serão atendidas, quanto aos livros fiscais, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos livros de escrituração.” (grifou-se)

4. Depreende-se, assim, que, seja em relação a livros fiscais (como os livros Registro de Entradas, Saídas e de Apuração do ICMS), seja em relação a documentos fiscais (Notas Fiscais de aquisição ou venda de mercadorias ou de compra de ativo imobilizado) ou demais documentos relacionados ao ICMS (canhotos de Notas Fiscais ou de Documentos Auxiliares da Nota Fiscal Eletrônica – Danfes), o prazo pelo qual deverão ser mantidos é de, no mínimo, cinco anos (no caso de livros fiscais, contados do seu encerramento) ou, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até a decisão definitiva.

5. Não é necessário fazer nenhuma anotação no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO) em razão do descarte de livros e documentos fiscais feito depois de transcorrido o prazo de que trata os artigos 202 e 230 do RICMS/2000. Tampouco se exige qualquer tipo de procedimento junto ao Posto Fiscal.

6. É oportuno acrescentar que a Lei 13.874 (Lei da Liberdade Econômica), de 18-03-2020, estabelece como direito de toda pessoa jurídica ou natural a possibilidade de arquivar documentos por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento (artigo 3º, inciso X). A forma como a digitalização deve ser feita está disciplinada no Decreto 10.278, de 18-03-2020, sobretudo em seus artigos 4º e 5º e Anexos I e II:

“Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV - a confidencialidade, quando aplicável; e

V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.”

7. Nos termos do artigo 11 do mesmo Decreto, os documentos digitalizados devem ser preservados, no mínimo, até o “transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem”, o que significa dizer que, no caso de documentos fiscais relacionados ao ICMS, a guarda deve ser feita pelo prazo mínimo fixado nos artigos 202 e 230 do RICMS/2000, como já visto.

8. Em todo caso, independentemente da forma escolhida pela Consulente para guardar a documentação contábil e fiscal relacionada a suas operações, ela deverá ser disponibilizada ao Fisco sempre que requisitada.

9. Ante o exposto, consideram-se respondidas as dúvidas apresentadas.