1. A Consulente, cuja atividade econômica principal declarada no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP é o “comércio atacadista de produtos de higiene pessoal” (CNAE 46.46-0/02), questiona sobre a guarda do canhoto no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE, assinado pelo recebedor/destinatário das mercadorias.

2. Informa que utiliza o canhoto assinado do DANFE como prova da entrega das mercadorias enviadas, num processo que demanda tempo e custos de armazenamento, considerando o prazo de 5 anos para conservação destes documentos, previsto no artigo 202 do RICMS/SP. No entanto, em face do disposto na Lei 13.874/2019, que estabelece o direito de arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, indaga se pode realizar a guarda dos canhotos de forma totalmente eletrônica.

3. Caso seja possível a guarda dos canhotos somente em meio digital, pergunta se há alguma especificação, além da prevista em lei, a ser considerada.

4. Preliminarmente, cabe esclarecer que o canhoto contido no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica - DANFE - destina-se a documentar o momento da entrega da mercadoria ao seu real destinatário.

5. Nesse sentido, observe-se que há no leiaute obrigatório para o DANFE (Manual de Integração – Contribuinte, que pode ser acessado por meio do link http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx, na aba Documentos, e posteriormente, aba Manuais), um campo destinado à confirmação de entrega da mercadoria (“canhoto”), que, após o recebimento pelo destinatário, pode ser destacado e devolvido ao remetente, como maneira de confirmar a efetiva entrega, independentemente das condições em que a operação comercial tenha sido contratada.

6. Ressalte-se que, nos termos do artigo 124, inciso XXIII, do RICMS/2000, o DANFE é um documento fiscal que pode ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

7. No entanto, há situações em que esse documento serve de suporte para indicação de ocorrências, extrapolando, assim, a finalidade para a qual esse foi concebido (representação da NF-e), conforme se verifica pelo disposto no artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008:

“Artigo 33-A. Relativamente à mercadoria que retornar por não ter sido entregue ao destinatário, o emitente da NF-e deverá guardar, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, o DANFE que serviu para acompanhar a mercadoria cujo verso deverá conter indicação do motivo da não entrega.”

8. Assim, pode ser inferido que toda vez que o DANFE receber alguma anotação, constituindo base para fundamentar um evento que produza efeitos fiscais ou ainda do qual resulte algum lançamento contábil com implicações fiscais pretéritas ou futuras, a guarda e a conservação do respectivo DANFE deverá obedecer ao critério do artigo 202 do RICMS/2000.

9. Enquadra-se em tal situação a utilização do canhoto impresso contido no DANFE para documentar a entrega da mercadoria ao seu real destinatário, oportunidade em que este deverá assiná-lo, destacá-lo e entregá-lo ao remetente.

10. Do exposto, verifica-se que a assinatura e destaque do canhoto do DANFE não são obrigatórios, mas, se o canhoto for utilizado, estará submetido aos ditames da legislação tributária pertinente.

11. Registre-se também que o Ajuste SINIEF 07/05, que instituiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), foi modificado em julho de 2019 pelo Ajuste SINIEF 22/19 e, desde então, passou a prever, no inciso XX do § 1º de sua cláusula décima quinta-A, a existência do evento da NF-e denominado “Comprovante de Entrega da NF-e”, que tem por objetivo permitir ao remetente registrar a entrega da mercadoria mediante a captura de informações relacionadas à confirmação da entrega da carga.

12. Além disso, o Ajuste SINIEF 38/2021, com efeitos a partir de 01/12/2021, incluiu o § 5º na cláusula décima quinta-A, estabelecendo que “a comprovação da entrega da mercadoria realizada pelo transportador, nos termos do inciso XVIII, ou pelo remetente, nos termos do inciso XX, substitui o canhoto em papel dos respectivos documentos auxiliares”.

13. É importante destacar que a Cláusula décima quinta-B do Ajuste SINIEF 07/05, na redação dada pelo Ajuste SINIEF 22/19, dispõe sobre a obrigatoriedade do registro do “Comprovante de Entrega da NF-e”, bem como do “Cancelamento do Comprovante de Entrega da NF-e”, dentre outros registros. Confira-se:

“Cláusula décima quinta-B. Na ocorrência dos eventos abaixo indicados fica obrigado o seu registro pelas seguintes pessoas:

I - pelo emitente da NF-e:

(...)

d) Comprovante de Entrega da NF-e;

e) Cancelamento do Comprovante de Entrega da NF-e.

(...)”.

14. Nesse ponto, vale ressaltar que a disponibilização do evento “Comprovante de Entrega da NF-e” ocorreu em meados de 2021, de acordo com a Nota Técnica 2021.001 do Projeto Nota Fiscal Eletrônica.

15. Desse modo, em relação ao período anterior à disponibilização do evento “Comprovante de Entrega da NF-e”, para os canhotos impressos contidos no DANFE, utilizados para documentar a entrega da mercadoria, a Consulente pode se valer do disposto na Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), que estabelece como direito de toda pessoa jurídica ou natural a possibilidade de arquivar documentos por meio de microfilme ou por meio digital.

15.1. Nesse contexto, tendo em vista que não há na legislação estadual procedimento específico para a digitalização desses documentos (canhotos), a Consulente poderá observar a disciplina prevista no artigo 3º, inciso X da Lei Federal 13.874/2019, regulamentado pelo Decreto 10.278/2020.

15.2. Vale acrescentar que, nos termos do artigo 11 do mesmo Decreto, os documentos digitalizados devem ser preservados, no mínimo, até o “transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem”, o que significa dizer, no caso de documentos fiscais relacionados ao ICMS, que a guarda deve ser feita pelo prazo mínimo fixado no artigo 202 do RICMS/2000, como visto acima.

16. Em relação ao período posterior à disponibilização do evento “Comprovante de Entrega da NF-e”, a comprovação de entrega da mercadoria realizada pelo remetente (Consulente), por meio do evento da NF-e “Comprovante de Entrega da NF-e”, substitui o canhoto em papel, sendo obrigatório seu registro, conforme Cláusula décima quinta-A, XX e § 5º e Cláusula décima quinta-B, I, “d” do Ajuste SINIEF 07/2005.

16.1. Nesse ponto, ressaltamos que caso seja de interesse da Consulente manter o procedimento de comprovação da entrega das mercadorias por meio do canhoto impresso do DANFE ou qualquer outro sistema de controle interno, este deverá ser mantido em concomitância com o registro do evento da NF-e.

17. Com esses esclarecimentos, consideram-se dirimidas as dúvidas da Consulente.