1. A Consulente, que possui como atividade econômica principal declarada no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP, a “fabricação de outros produtos alimentícios não especificados anteriormente” (CNAE 10.99-6/99) e, como atividade secundária, “testes e análises técnicas” (CNAE 71.20-1/00), entre outras, apresenta dúvida sobre emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria.

2. Informa que para a realização dos testes e análises técnicas a Consulente recebe amostras de materiais em quantidades pequenas e valores irrisórios ou, muitas vezes, são “materiais” destituídos de valor econômico. Acrescenta que estes materiais são enviados por seus clientes sem nenhum tipo de cobrança, pois são apenas objeto de testes e/ou análises e, posteriormente, são descartados.

3. Transcreve o artigo 204 do Regulamento do ICMS - RICMS/2000, o qual veda a emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria e questiona se é possível orientar seus clientes, contribuintes do ICMS, estabelecidos em São Paulo, que emitem Nota Fiscal eletrônica de “baixa” de mercadorias, conforme disposto no §8º do artigo 125 do RICMS/2000, a enviarem estes materiais destituídos de valor econômico para testes e análises apenas com documento interno acompanhando sua circulação.

4. Faz-se necessário, inicialmente, discorrer sobre alguns conceitos contábeis de que esta resposta se valerá para solucionar a dúvida apresentada.

5. Segundo definições trazidas pelo item 4.3 do Pronunciamento CPC 00 (R2), ativo “é um recurso econômico presente controlado pela entidade como resultado de eventos passados”. Por sua vez, recurso econômico “é um direito que tem o potencial de produzir benefícios econômicos”.

6. De forma mais detalhada, a NBC TG Estrutura Conceitual, norma que dispõe sobre a estrutura conceitual para relatório financeiro, esclarece que:

“Um recurso econômico é um direito que tem o potencial de produzir benefícios econômicos. Para que esse potencial exista, não precisa ser certo, ou mesmo provável, que esse direito produzirá benefícios econômicos. É necessário somente que o direito já exista e que, em pelo menos uma circunstância, produzirá para a entidade benefícios econômicos além daqueles disponíveis para todas as outras partes.”

7. De acordo com abalizada doutrina contábil (GELBCKE, E. R. et. al. Manual de Contabilidade Societária. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2018) e, ainda, com o item 5.7 da NBC TG Estrutura Conceitual, são dois os requisitos básicos a serem verificados para que um determinado item seja reconhecido como pertencente ao ativo de uma pessoa jurídica: (i) probabilidade de futuros benefícios econômicos e (ii) confiabilidade da mensuração. Para que o reconhecimento seja feito, ele deve representar uma informação útil e relevante ao usuário das demonstrações contábeis (itens 5.9 e 5.12 da NBC TG Estrutura Conceitual).

8. No que se refere à situação descrita na consulta, observa-se que as amostras de materiais não comercializáveis, fornecidas pelos clientes da Consulente (em pequenas quantidades) para análise e posterior descarte pela própria Consulente, por carecem de conteúdo econômico e em virtude de sua contabilização, em princípio, se mostrar inútil e/ou irrelevante, nem sequer preenchem os requisitos da legislação contábil para que possam ser reconhecidas como bens integrantes do ativo da pessoa a que pertencem (clientes, contribuintes do ICMS), quanto mais serem classificadas como mercadorias.

9. De modo semelhante, para fins civis, as amostras de materiais em referência não se qualificam como mercadorias, posto que não são destinadas a qualquer etapa de comercialização e, tampouco, podem se classificar como bem de natureza patrimonial, dada a ausência de valor econômico.

10. No que tange à legislação do ICMS, importante observar que, nos termos do artigo 204 do RICMS/2000,

“é vedada a emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria ou a uma efetiva prestação de serviço, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados ou do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços”.

11. Como visto acima, as amostras de materiais nos termos aqui delineados não se qualificam como mercadorias e tampouco podem se enquadrar em outras hipóteses de itens cuja movimentação a legislação, direta ou indiretamente, exige a emissão de Nota Fiscal, a exemplo do que ocorre com a saída de bens do ativo.

12. Portanto, não se tratando de mercadoria ou bem, a movimentação de amostras de materiais, nas condições analisadas nesta consulta, não enseja a emissão de Notas Fiscais tanto por parte dos clientes contratantes do serviço quanto por parte da Consulente. A movimentação, nesse caso, deve ocorrer com documentos internos que permitam identificar os itens transportados e as partes envolvidas.

13. De todo modo, mesmo diante da vedação à emissão de Notas Fiscais, caso o transporte seja realizado por meio de transportadora, permanece a obrigação de emitir o documento fiscal relativo à prestação do serviço de transporte, nos termos da legislação tributária, independentemente de a carga se classificar ou não, do ponto de vista contábil, como mercadoria ou bem do remetente.

14. Por fim, cabe esclarecer ainda que, embora as Respostas à Consulta sejam vinculantes apenas ao contribuinte que a demandou e nos exatos termos ali expostos, elas servem de orientação para os demais contribuintes que se encontrem na mesma situação de fato e de direito nelas expostas.

15. Com esses esclarecimentos, considera-se dirimida a dúvida apresentada.