1. A Consulente, cuja atividade econômica principal declarada no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP é o “comércio varejista de outros produtos não especificados anteriormente” (CNAE 47.89-0/99), relata que, conforme inciso I do artigo 33 da Portaria CAT 162/2008, o emitente e destinatário deverão conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS/2000, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado.

2. Entende que o referido inciso I do artigo 33 da Portaria CAT 162/2008 determina que o emitente e o destinatário deverão conservar somente o arquivo digital da NF-e.

3. Assim, citando ainda o artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008 e uma orientação contida nas “Perguntas e Respostas” da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo, solicita esclarecimentos em relação à guarda dos DANFEs emitidos e recebidos, tendo em vista que o artigo 202 do RICMS/2000 determina que deverão ser conservados quaisquer documentos fiscais relacionados com o imposto durante a um prazo de cinco anos.

4. Inicialmente, cabe esclarecer que a análise desta resposta abrangerá os procedimentos de guarda do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para os contribuintes credenciados a emitir NF-e nas condições de operação normal do sistema, ou seja, não será analisada a situação de operação do sistema em contingência.

5. Cumpre informar que a legislação do Estado de São Paulo que trata da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a Portaria CAT 162/2008.

5.1. Nesse sentido, o § único do artigo 1º da referida portaria CAT, dispõe que a NF-e é “o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto”.

5.2. Por sua vez, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que permite a visualização, no papel, das informações da NF-e, cujas características gerais estão dispostas nos artigos de 14 a 16 da Portaria CAT 162/2008, apresentando a finalidade de “acompanhar a mercadoria no seu transporte”.

5.3. Dentro das condições expostas, a NF-e, cuja natureza e existência são apenas digitais, documenta as operações, prestações e demais eventos fiscais que envolvem o ICMS, enquanto que o DANFE, que é uma representação em papel da NF-e, deverá espelhar o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e, sendo vedada a impressão de informação que não conste no arquivo da NF-e.

6. Por sua vez, o artigo 33 da Portaria CAT 162/2008 contém a norma que dispõe sobre a guarda e a conservação das NF-e, determinando que o emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado.

7. Dessa forma, a guarda e armazenamento referem-se ao arquivo que contém a NF-e no formato digital, cujo prazo de retenção deve ser observado pelo emitente e pelo destinatário da NF-e, estipulado no artigo 202 do RICMS/2000.

8. Informa-se, ainda, que o DANFE é um documento fiscal, nos termos do artigo 124, inciso XXIII, do RICMS/2000, que pode ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos. Nesse sentido, desde que tenha os meios para reimprimir o DANFE sempre que solicitado pelo fisco, é facultado ao contribuinte armazená-lo como arquivo digital.

9. No entanto, há situações em que esse documento serve de suporte para indicação de ocorrências, extrapolando, assim, a finalidade para a qual o mesmo foi concebido (representação da NF-e), conforme se verifica pelo disposto no artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008, no qual há uma regra especial para a mercadoria retornada por ter sido recusada pelo destinatário, em que o DANFE serve de suporte para indicação da ocorrência.

10. Na referida situação e toda vez que o DANFE receber alguma anotação, constituindo base para fundamentar um evento que produza efeitos fiscais ou ainda do qual resulte algum lançamento contábil com implicações fiscais pretéritas ou futuras, a guarda e a conservação do respectivo DANFE deverá obedecer ao critério do artigo 202 do RICMS/2000.

11. Com esses esclarecimentos, consideram-se dirimidas as dúvidas apresentadas na consulta.