1. A Consulente, pessoa jurídica cuja atividade principal declarada junto ao Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo (CADESP) é a fabricação de tintas, vernizes, esmaltes e lacas (Classificação de Atividades Econômicas - CNAE 20.71-1/00), e que exerce, como atividade secundária, notadamente o comércio atacadista de cosméticos e produtos de perfumaria (CNAE 46.46-0/01), questiona sobre a obrigatoriedade da guarda dos canhotos dos Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e do Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) e indaga se tal arquivamento pode ser feito de forma digital.

2. Preliminarmente, verifique-se que há, no leiaute obrigatório para o DANFE (Manual de Orientação ao Contribuinte - MOC - versão 7.0 - NF-e e NFC-e e Anexo II - Manual Especificações Técnicas - Danfe-Código-Barras, que pode ser acessado por meio do link http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx, na aba Documentos, e posteriormente, aba Manuais), um campo destinado à confirmação de entrega da mercadoria (canhoto), que, após o recebimento pelo destinatário, pode ser destacado e devolvido ao remetente, como maneira de confirmar a efetiva entrega, independentemente das condições em que a operação comercial tenha sido contratada.

3. No que tange ao DACTE (Manual de Orientação do Contribuinte - Visão Geral - Versão 4.0 - fevereiro/2023, e Anexo II - Manual de especificações técnicas do DACTE, que pode ser acessado por meio do link https://www.cte.fazenda.gov.br/portal/, na aba Documentos, e posteriormente, aba Manuais), embora não haja obrigatoriedade de impressão do canhoto, ele também pode ser gerado e impresso em um campo a ele destinado.

4. Note-se que, nos termos do artigo 124, incisos XXIII e XXV, do RICMS/2000, o DANFE e o DACTE são documentos fiscais que podem ser impressos, reimpressos ou copiados a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

5. No entanto, há situações em que esses documentos servem de suporte para indicação de ocorrências, extrapolando, assim, a finalidade para a qual foi concebido (representação de NF-e ou do CT-e), conforme se verifica, por exemplo, quando a legislação tributária determina o registro, no verso do DANFE, dos motivos que ensejaram o retorno da mercadoria ao remetente, no caso de ela não ter sido entregue ao destinatário.

6. Assim, pode ser inferido que toda vez que o Documento Auxiliar de um Documento Fiscal Eletrônico (DFE) receber alguma anotação, constituindo base para fundamentar um evento que produza efeitos fiscais ou, ainda, do qual resulte algum lançamento contábil com implicações fiscais pretéritas ou futuras, sua guarda e conservação deverá ocorrer pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativo a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (artigo 202 do RICMS/2000 e artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008).

7. Do exposto, verifica-se que a assinatura e destaque do canhoto do DANFE ou do DACTE não são obrigatórios, mas, se tais canhotos forem utilizados, estarão submetidos aos ditames da legislação tributária pertinente.

8. Importa destacar que a Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), estabelece, como direito da pessoa, natural ou jurídica, o arquivamento de qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.

8.1. Nesse contexto, os canhotos impressos contidos no DANFE ou no DACTE, utilizados para documentar a entrega da mercadoria, podem ser digitalizados para fins de arquivamento, desde que os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização desses documentos físicos assegurem: (i) a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; (ii) a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; (iii) o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; (iv) a confidencialidade, quando aplicável; e (v) a interoperabilidade entre sistemas informatizados (artigo 4º do Decreto 10.278/2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874).

8.2. Vale acrescentar que, nos termos do artigo 11 do mesmo Decreto, os documentos digitalizados devem ser preservados, no mínimo, até o “transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem”, o que significa dizer, no caso de documentos fiscais relacionados ao ICMS, que a guarda deve ser feita pelo prazo mínimo fixado no artigo 202 do RICMS/2000, como visto acima.

9. Por fim, ressaltamos que, caso seja de interesse da Consulente manter o procedimento de comprovação da entrega das mercadorias por meio do canhoto impresso do DANFE, do DACTE ou qualquer outro sistema de controle interno, este deverá ser mantido em concomitância com os registros dos eventos relacionados aos Documentos Fiscais Eletrônicos (DFE).