1. A Consulente, cuja atividade econômica principal declarada no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP é a de comércio varejista de hortifrutigranjeiros (CNAE 47.24-5/00), relata que emitiu nota fiscal de entrada em duplicidade sem perceber, em decorrência da aquisição de mercadorias de produtor rural.

2. Acrescenta que não notou a tempo de fazer o cancelamento da nota fiscal emitida em duplicidade, mas somente no fechamento fiscal do mês.

3. Ao final, indaga como pode regularizar sua situação, uma vez que o cancelamento só pode ocorrer em até 24 horas da emissão da nota.

4. Preliminarmente, verifica-se do relato que, quando da emissão da nota fiscal em duplicidade, não houve circulação da mercadoria (artigo 18, I, a, da Portaria CAT 162/2008), ou seja, adotaremos a premissa para a resposta de que a mercadoria efetivamente entrou no estabelecimento da Consulente apenas no momento da primeira emissão da nota fiscal de entrada.

4.1. Ressalte-se, caso a premissa adotada não corresponda à realidade, que a Consulente pode apresentar nova consulta sobre o tema, oportunidade em que, além de atender ao disposto nos artigos 510 e seguintes do Regulamento do ICMS (RICMS/2000), deve informar de forma clara e completa a situação de fato e concreta objeto de dúvida, esclarecendo, além dos pontos levantados neste item desta resposta, todos os elementos que a Consulente entenda serem relevantes para o integral conhecimento da situação questionada.

5. Observa-se que, nos termos do artigo 204 do RICMS/2000, é vedada a emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria ou a uma efetiva prestação de serviço, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados ou do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

6. Para a correção de situações como essa apresentada pela Consulente, sem que tenha ocorrido circulação de mercadoria, o procedimento correto é o de cancelamento da Nota Fiscal, expresso e legalmente previsto no artigo 18, inciso I, alínea “a”, da Portaria CAT 162/2008. Nos termos deste artigo, verifica-se que o prazo regulamentar para se efetuar o pedido de cancelamento de NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas.

7. Todavia, o § 2º do referido artigo 18 da Portaria CAT-162/2008 estabelece que o pedido de cancelamento da NF-e poderá ser recebido fora do prazo regulamentar, desde que ocorra em até 480 (quatrocentos e oitenta) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e. Nesse caso, recomenda-se ao contribuinte lavrar termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO), modelo 6, narrando o ocorrido.

8. Por sua vez, eventualmente transcorrido o prazo máximo para pedido de cancelamento da NF-e, não será possível efetuar o cancelamento através do sistema (artigo 18, § 2º, da Portaria CAT 162/2008). Nesse caso, deve ser observado o disposto na Decisão Normativa CAT nº 05/2019, que fornece os procedimentos a serem adotados na hipótese de cancelamento extemporâneo de Nota Fiscal, e seguir os procedimentos para cancelamento extemporâneo do documento fiscal, conforme orientações dispostas no Portal da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/cancelamentoextemp.aspx.

9. Isso posto, consideramos respondido o questionamento apresentado pela Consulente.