1. A Consulente, que tem como atividade econômica principal, declarada no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP, a de “comércio atacadista de máquinas, aparelhos e equipamentos para uso odonto-médico-hospitalar; partes e peças” (CNAE 46.64-8/00), e como atividade secundária a de “manutenção e reparação de equipamentos e produtos não especificados anteriormente” (CNAE 33.19-8/00), apresenta questionamento sobre a possibilidade de emissão de nota fiscal de ajuste.

2. Informa que emitiu, em 25/06/2025, uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de venda (CFOP 6.102) para uma empresa no Ceará, também contribuinte do ICMS, para uso e consumo final da mercadoria. Afirma que a operação, assim como os respectivos tributos, foram liquidados financeiramente, de forma que a nota fiscal não pode mais ser cancelada no controle interno da empresa. Mas, por razões logísticas, a expedição da mercadoria estaria prevista apenas para o final de julho de 2025, o que ultrapassaria o prazo fiscal para trânsito, com base na nota original.

3. Dito isto, a Consulente indaga acerca da possibilidade de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de ajuste, com CFOP 6.949, para “remessa por regularização de transporte fora do prazo da nota original”, com valor total zerado e sem destaque, referenciando a chave de acesso da nota original no campo próprio, e explicando, no campo “Informações Complementares”, que a nota se refere exclusivamente à regularização da circulação da mercadoria da nota original, expedida fora do prazo de validade fiscal para trânsito.

4. Ao final questiona: (i) se a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) nesses moldes é válida para acompanhar o transporte da mercadoria; (ii) se está correta a emissão com valores zerados, considerando que não há novo fato gerador; (iii) se essa nova Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) deve ser escriturada pelo destinatário; e (iv) se a operação atende às exigências legais e fiscais, diante da impossibilidade de cancelar a nota fiscal original.

5. Inicialmente, registramos que, por regra, a data de saída das mercadorias deve estar consignada na Nota Fiscal (artigo 127, inciso I, alínea “t”, do RICMS/2000, c/c. artigo 40 da Portaria CAT 162/2008). Entretanto, devemos admitir que, em virtude de diversas questões de ordem operacional, nem sempre o emitente possui essa informação no momento da emissão do documento fiscal eletrônico.

6. Isso considerado, e tendo em vista que a legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, embora a inserção da data de saída da mercadoria seja obrigatória quando conhecida no momento da emissão do documento eletrônico, e na hipótese de não o ser, o sistema também permite a transmissão e a concessão da autorização de uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) mesmo sem o registro dessa informação (campo não preenchido).

7.Entretanto, pelo relato, no caso concreto analisado, não se trata de decurso de tempo razoável entre a data consignada e a saída da mercadoria, assim entendido como aquele de fato necessário aos trâmites de envio da mercadoria. O que houve foi a emissão de Nota Fiscal com data de saída que, sabidamente, não corresponderia à realidade.

8. Nos casos em que não há saída da mercadoria do estabelecimento, não se efetiva a circulação da mercadoria. Desse modo, em tese, sequer deveria ter sido emitida Nota Fiscal. Assim, o procedimento correto é o cancelamento da Nota Fiscal, expresso e legalmente previsto no artigo 18, inciso I, alínea “a”, da Portaria CAT 162/2008.

8.1. Nesse sentido, a regularização deve feita por meio de pedido de cancelamento da NF-e emitida sem que tenha ocorrido a circulação física da mercadoria, desde que dentro do período de apuração e que não tenha transcorrido o prazo de 480 horas para o cancelamento extemporâneo de NF-e transmitida à Secretaria da Fazenda (artigo 18, § 2º, da Portaria CAT 162/2008).

8.2. Transcorrido o prazo máximo para pedido de cancelamento da NF-e, previsto no artigo 18, § 2º, da Portaria CAT 162/2008, não será possível efetuar o cancelamento através do sistema. Nesse caso, deve ser observado o disposto na Decisão Normativa CAT 05/2019, que fornece os procedimentos a serem adotados na hipótese de cancelamento extemporâneo de Nota Fiscal.

9. Assim, após o transcurso do prazo regulamentar, a Consulente pode solicitar o cancelamento extemporâneo da NF-e por meio do Sistema de Peticionamento Eletrônico – SIPET, disponível no portal da Secretaria da Fazenda e Planejamento na internet, podendo se valer do instituto da denúncia espontânea, nos termos do artigo 529 do RICMS/2000.

9.1. Nessa ocasião, a Consulente deve estar munida de todos os documentos necessários para comprovar a situação de fato ocorrida, observado o disposto na Portaria CAT 83/2020 (Sistema de Peticionamento Eletrônico – SIPET).

9.2. Mais informações sobre o procedimento de denúncia espontânea estão disponíveis no Portal Oficial da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo em: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/icms/Paginas/Den%C3%BAncia-Espont%C3%A2nea.aspx.

10. Quanto à indagação acerca da validade da “Nota Fiscal de ajuste” proposta pela Consulente, esclareça-se que é vedada a emissão de documentos fiscais que não correspondam a efetivas saídas ou entradas de mercadorias ou a efetivas prestações de serviços, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação, dentre as quais não se encontra a situação trazida na consulta (artigo 204 do RICMS/2000), ou seja, a emissão da referida Nota Fiscal está em desconformidade com a legislação tributária.

10.1. Ainda, nos termos do artigo 184, incisos II e IV, do RICMS/2000, considerar-se-á desacompanhada de documento fiscal a operação ou prestação acobertadas por documento inábil, assim entendido, para esse efeito, aquele que não for o exigido para a respectiva operação ou prestação ou que for emitido em hipótese não prevista na legislação, sujeitando-se, assim, às penalidades previstas no artigo 527 do RICMS/2000.

11. Por fim, alertamos que, em relação às providências a serem eventualmente adotadas pelos destinatários de outros Estados, em razão do princípio da territorialidade, recomendamos que seja consultado o órgão competente das respectivas Secretarias de Fazenda.

12. Ante o exposto, consideram-se dirimidas as dúvidas apresentadas.