1. A Consulente, enquadrada no Regime Periódico de Apuração (RPA), cuja atividade econômica principal é o “comércio atacadista de mercadorias em geral, sem predominância de alimentos ou de insumos agropecuários” (CNAE 46.93-1/00), relata que emitiu Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de venda para seu cliente localizado no Estado da Paraíba, porém a mercadoria não foi retirada em seu centro de distribuição, sendo que, passados 10 dias, o cliente “desistiu da operação”.

2. Informa que houve a solicitação de emissão da “respectiva nota de devolução”. Contudo, ao consultar o cadastro estadual, a Consulente verificou que a inscrição estadual do destinatário se encontra denegada no Estado da Paraíba, impossibilitando a emissão da NF-e de devolução pelo cliente.

3. Diante do exposto, considerando que o destinatário não possui inscrição estadual habilitada para emitir o documento fiscal, a Consulente solicita orientação quanto ao procedimento fiscal correto a ser adotado, indagando se é permitido que o próprio estabelecimento emitente da NF-e original registre a devolução por meio de NF-e de entrada, referenciando a Nota Fiscal de origem em “dados adicionais”.

4. Inicialmente, considerando o sucinto relato e que a Consulente declara que “a mercadoria não foi retirada em seu centro de distribuição”, esta resposta parte do pressuposto de que a dúvida trazida trata de situação fática na qual o estabelecimento da Consulente localizado em território paulista (centro de distribuição) emitiu Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de saída relativa à operação que não ocorreu, ou seja, não houve saída da mercadoria do estabelecimento da Consulente.

4.1. Caso o pressuposto adotado não corresponda à realidade, a Consulente pode apresentar nova consulta sobre o tema, oportunidade em que, além de atender ao disposto nos artigos 510 e seguintes do Regulamento do ICMS (RICMS/2000), deve informar de forma clara e completa a situação de fato e concreta objeto de dúvida.

5. Isso posto, tendo em vista que não ocorreu a saída da mercadoria do estabelecimento da Consulente, o procedimento de emissão da Nota Fiscal de devolução não é o meio correto para regularizar a situação.

6. Observa-se que, nos termos do artigo 204 do RICMS/2000, é vedada a emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria ou a uma efetiva prestação de serviço, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados ou do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

7. Para a correção de situações como a apresentada pela Consulente, em que houve a emissão indevida de NF-e sem que tenha ocorrido circulação de mercadoria, o procedimento correto é o de cancelamento da Nota Fiscal, expresso e legalmente previsto no artigo 10 da Portaria SRE 80/2025 e na cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/2005. Nos termos desta cláusula, verifica-se que o prazo regulamentar para se efetuar o pedido de cancelamento de NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas.

8. Todavia, o parágrafo único do referido artigo 10 da Portaria SRE 80/2025 estabelece que o pedido de cancelamento da NF-e poderá ser recebido fora do prazo regulamentar, desde que ocorra em até 480 (quatrocentos e oitenta) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e. Nesse caso, recomenda-se ao contribuinte lavrar termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO), modelo 6, narrando o ocorrido.

9. Por sua vez, eventualmente transcorrido o prazo máximo para pedido de cancelamento da NF-e, não será possível efetuar o cancelamento através do sistema. Nesse caso, deve ser observado o disposto na Decisão Normativa CAT 05/2019, que fornece os procedimentos a serem adotados na hipótese de cancelamento extemporâneo de Nota Fiscal. A Consulente poderá, valendo-se do instituto da denúncia espontânea nos termos do artigo 529 do RICMS/2000, seguir os procedimentos para cancelamento extemporâneo do documento fiscal, conforme orientações dispostas no Portal da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/cancelamentoextemp.aspx.

10. Nesses termos, consideram-se dirimidas as dúvidas da Consulente.