1. A Consulente, contribuinte sujeito ao Regime Periódico de Apuração – RPA e que dentre suas atividades econômicas declaradas no Cadastro de Contribuintes do ICMS – CADESP possui a de “fabricação de artefatos de material plástico” (CNAE 22.29-3/99), ingressa com consulta acerca do cancelamento de Nota Fiscal eletrônica (NF-e).

2. Nesse contexto, a Consulente inicia sua consulta informando realizar venda de mercadorias para cliente que solicita a emissão de Nota Fiscal antes do envio da mercadoria. Após a análise da NF-e emitida, seu cliente, por vezes, não autoriza a entrega das mercadorias, alegando estar em desacordo com o pedido.

3. A Consulente acrescenta que seu cliente demora entre 20 e 40 dias para terminar a análise da NF-e emitida, sendo que, em caso de não aceitação, indica a recusa por meio de seu portal interno de negócios que tem com os fornecedores – ou seja, não formaliza a recusa da NF-e nos sistemas eletrônicos de documentos fiscais.

4. Questiona, então, como deve proceder, tendo em vista que quando da emissão da NF-e houve destaque do ICMS e débito do imposto.

5. Preliminarmente, adota-se a premissa de que não houve circulação da mercadoria nas hipóteses de “não autorização de entrega” relatadas - ou seja, não houve saída física da mercadoria do estabelecimento da Consulente.

5.1. Caso a premissa adotada não corresponda à realidade, a Consulente pode apresentar nova consulta sobre o tema, oportunidade em que, além de atender ao disposto nos artigos 510 e seguintes do Regulamento do ICMS (RICMS/2000), deve informar de forma clara e completa a situação de fato e concreta objeto de dúvida, esclarecendo, além da questão levantada, todos os elementos que a Consulente entenda serem relevantes para o integral conhecimento da situação questionada.

6. De início, observa-se que, nos termos do artigo 204 do RICMS/2000, é vedada a emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria ou a uma efetiva prestação de serviço, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados ou do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

6.1. Assim, a emissão de Nota Fiscal eletrônica não é o meio adequado para verificação de adequação do pedido entre fornecedores e clientes, sendo, inclusive, vedada pela legislação (artigo 204 do RICMS/2000).

7. De toda forma, para situações em que houve a emissão indevida de NF-e sem que tenha ocorrido circulação de mercadoria, o procedimento correto é o de cancelamento da Nota Fiscal, expresso e legalmente previsto no artigo 10 da Portaria SRE 80/2025 e na cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/2005. Nos termos desta cláusula, verifica-se que o prazo regulamentar para se efetuar o pedido de cancelamento de NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas.

8. Todavia, o parágrafo único do referido artigo 10 da Portaria SRE 80/2025 estabelece que o pedido de cancelamento da NF-e poderá ser recebido fora do prazo regulamentar, desde que ocorra em até 480 (quatrocentos e oitenta) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e. Nesse caso, recomenda-se ao contribuinte lavrar termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO), modelo 6, narrando o ocorrido.

9. Por sua vez, eventualmente transcorrido o prazo máximo para pedido de cancelamento da NF-e, não será possível efetuar o cancelamento através do sistema. Nesse caso, deve ser observado o disposto na Decisão Normativa CAT 05/2019, que fornece os procedimentos a serem adotados na hipótese de cancelamento extemporâneo de Nota Fiscal. A Consulente poderá, valendo-se do instituto da denúncia espontânea nos termos do artigo 529 do RICMS/2000, seguir os procedimentos para cancelamento extemporâneo do documento fiscal, conforme orientações dispostas no Portal da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/cancelamentoextemp.aspx

10. Isso posto, considera-se respondido o questionamento apresentado pela Consulente.