1. A Consulente, que tem como atividade econômica principal declarada no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP o “comércio varejista especializado de eletrodomésticos e equipamentos de áudio e vídeo” (CNAE 47.53-9/00), informa que, em procedimento interno de revisão fiscal, verificou emissão de Notas Fiscais Eletrônicas NF-e em duplicidade. Na oportunidade, constatou falha do sistema de gestão empresarial que resultou na emissão de duas NF-es indicando o mesmo destinatário, mercadorias e valores, referentes a uma mesma operação comercial, com numeração e séries distintas, regularmente autorizadas pela Administração Tributária. Ao final, foi elaborado um levantamento do total de ocorrências, anexado eletronicamente à presente consulta. Esclarece, adicionalmente, que as operações e circulação de mercadorias ocorreram efetivamente tal como documentadas nas NF-e emitidas da série 02, consideradas como corretas, sendo seus valores integralmente considerados na apuração do Simples Nacional por meio do PGDAS-D, ao passo que as NF-e da série 01 correspondem apenas à duplicidade documental, sem ocorrência de nova circulação de mercadorias.

2. Afirma também que, considerado o lapso temporal transcorrido desde a autorização das NF-es e a data em que foi identificado o erro, não é mais possível cancelar os documentos fiscais indevidamente emitidos. Diante disso, questiona (i) qual o procedimento para a regularização das NF-e emitidas em duplicidade, e (ii) se é admissível a emissão de NF-e de estorno ou ajuste, registro de ajuste na Escrituração Fiscal Digital ou outro procedimento diverso, previsto na legislação tributária estadual.

3. Preliminarmente, ressalta-se que a presente resposta não analisará nem tem o condão de validar ou mesmo infirmar as alegações da Consulente, por não ser competência deste órgão consultivo. Verifica-se que o objeto da dúvida da Consulente diz respeito a procedimento visando regularizar a situação da Nota Fiscal emitida indevidamente, sem a correspondente movimentação de mercadoria, tratando-se, portanto, de matéria de natureza procedimental, de competência da área executiva da administração tributária. Assim, a presente resposta tratará somente dos aspectos normativos acerca do cancelamento extemporâneo de documentos fiscais.

4. Isso posto, cumpre registrar que, a partir do relato da Consulente, adota-se o pressuposto de que as Notas Fiscais Eletrônicas NF-es repetidas não representaram efetivas saídas de mercadorias; nesse caso, o procedimento correto é o de cancelamento da Nota Fiscal.

4.1. Quanto a isso, destaque-se que o prazo regulamentar para se efetuar o pedido de cancelamento de NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas, nos termos do no Portaria SRE nº 80/2025 (artigo 10) e Ajuste SINIEF nº 07/2005 (Cláusula décima segunda). Todavia, o pedido de cancelamento da NF-e poderá ser recebido, pelo sistema, fora do prazo regulamentar pela Secretaria da Fazenda, desde que ocorra em até 480 (quatrocentos e oitenta) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e (artigo 10, Parágrafo único, da Portaria SRE nº 80/2025). Nesse caso, a solicitação de cancelamento também deve ser feita por meio do próprio sistema da NF-e, sendo recomendado ao contribuinte lavrar termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO), modelo 6, narrando o ocorrido.

5. Excedido o prazo máximo para o pedido de cancelamento da NF-e via sistema próprio, a regularização da situação da Consulente vincula-se à apresentação de pedido de cancelamento extemporâneo de NF-e (item 2 da Decisão Normativa CAT 05/2019) por meio do Sistema de Peticionamento Eletrônico – SIPET (https://www3.fazenda.sp.gov.br/SIPET/, acesso em 09/04/2026), Serviço ‘NFe-Nota Fiscal Eletrônica/Cancelamento Extemporâneo de NF-e’, atentando-se para as instruções ali disponíveis e as orientações dispostas no Portal Eletrônico da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo. (link: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/cancelamentoextemp.aspx, acesso em 09/04/2026), munida de todos os documentos necessários para comprovar a situação de fato ocorrida, para que se examine a situação de fato e receba orientação a respeito do procedimento adequado para a regularização necessária.

6. Destaca-se que, ao se verificar, cumulativamente, que houve iniciativa do contribuinte de comunicar irregularidade ao fisco, relativa ao cancelamento de documentos fiscais eletrônicos, visando o seu saneamento, e que inexiste procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionada com a referida infração, não será aplicada a penalidade prevista no artigo 85, inciso IV, alínea “z1”, da Lei 6.374/89, por força do instituto da denúncia espontânea, nos termos do artigo 529 do RICMS/2000 (item 8 da Decisão Normativa CAT 05/2019).

7. Por fim, esclarecemos que os procedimentos de autorregularização descritos pela Consulente não encontram respaldo na legislação tributária paulista, e não deve ser emitido outro documento fiscal ou adotado qualquer procedimento adicional de ajuste na Escrituração Fiscal com o objetivo de atingir os efeitos de cancelamento de uma Nota Fiscal. Cabe ressaltar que é vedada a emissão de documentos fiscais que não correspondam a efetivas saídas ou entradas de mercadorias ou a efetivas prestações de serviço, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação (artigo 204 do RICMS/2000), dentre as quais não se encontra a situação trazida à consulta.

8. Nesses termos, consideram-se dirimidas as dúvidas apresentadas.